Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?

Ein Dokumentenmanagementsystem oder Dokumentenmanagementsoftware dient zur Verwaltung Ihrer digitalen Dokumente. DMS-Software oder DMS-Systeme inkl. Ihrer revisionssicheren Archivierung helfen Ihnen bei richtiger Planung und Einrichtung, Ihre Arbeitsabläufe zu vereinfachen.

Hauptaufgaben der DMS:

• ein DMS fertigt Backups Ihrer Dokumente und des Dateibestandes an
• erfasst die Dokumente revisionssicher und verhindert Kopien von Dokumenten, die die Übersicht erschweren und Abläufe, die doppelt durchgeführt werden
• Dokumente, Kommentare, Informationen, Akten und Verträge werden vor Verlust geschützt
• schnelles Auffinden der Dokumente auch durch die Suche nach Inhalt
• Eingabe und Ausgabe sowie sinnvolle Kategorisierung von Dokumenten und Inhalten
• Zugriffe auf Dokumente werden durch Berechtigungskonzepte (wie in der DSGVO gefordert) für bestimmte Personen gesetzt
• richtig konfigurierte Workflowprozesse schaffen es, Abläufe zu automatisieren und zu optimieren. 
• natürlich können Scanprozesse analoger Papierdokumente diese mit in das Dokumentenmanagementsystem integrieren und dem Workflow zuordnen

Unterschiede DMS- und ECM-System

Ein DMS ist wie oben beschrieben für die Speicherung und Verarbeitung digitaler Dokumente (oft Rechnungen, Aufträge, Verträge etc.) zuständig.

Ein ECM-System (Enterprise Content Management) ist eher eine Technik des Informationsmanagements. Die ECM-Software wird zur Verwaltung sämtlicher Unternehmensinhalte genutzt. Als Ziel des ECM kann man alle organisatorischen Prozesse im Unternehmen durch das Erfassen, Speichern und Bereitstellen des Inhaltes und aller Informationen, inklusive spezifischer Prozesse und Abläufe bezeichnen.

Unterschiede On-Premises Lizenzen und Cloud basierte Lösungen

Bei der Wahl der richtigen DMS-Software kommt es auf das Unternehmen und die vorhandene Infrastruktur an. Derzeit werden viele neue Installationen gerade bei Start-ups als Cloud-Lösungen installiert. Hier hat man den Vorteil, dass keine größeren Hard- oder Softwarelösungen gekauft werden müssen. Die Kosten verteilen sich über den Nutzungszeitraum. Ein weiterer Vorteil dieser Lösung ist natürlich die Always-on Verfügbarkeit. Jederzeit mit vielen Geräten arbeiten, egal wo man ist und wann man dazu Lust oder Zeit hat, das Arbeiten im Internet macht dies möglich. Ein großer Vorteil dieser Cloud-Lösung ist die zentrale Update- und Konfigurationsmöglichkeit. Es gibt oft keine Komplikation mit vorhandenen Installationen. Für Cloud-Lösungen werden oft monatliche Kosten fällig, diese richten sich nach der Datengröße, Anzahl der Benutzer, Anzahl der Uploads und vielen weiteren Faktoren. Preislich liegt man oft bei 50 bis 200 Euro pro Benutzer und Monat. Für die Nutzung benötigen Sie oft keine lokalen Installationen, der Verwaltungsaufwand ist innerhalb Ihres Unternehmens geringer, Softwareeinstellungen werden oft durch den Anbieter der Software erledigt und abgerechnet.

Für die lokale Installation auf neue oder vorhandene Hard- oder Software (sogenannte On-Premises Lösungen) benötigt man eine einmalige Lizenz, die sich nach Anzahl der benutzen Module und Benutzern richtet. Jährliche Wartungskosten für Updates und Softwarepflege können möglich sein. Die Kosten je nach Betriebsgröße beginnen üblicherweise bei einigen hundert Euro. 
Natürlich erfordert eine lokale Installation erhöhten Pflegeaufwand und Einrichtungsaufwand durch Ihren IT-Dienstleister.

Die Kosten erschrecken viele Entscheidungsträger bei der ersten Betrachtung. Nachdem jedoch die Workflows richtig konfiguriert sind und die Vorteile der Softwarelösungen, Zeiteinsparung und Rechtssicherheit bekannt sind sind die Kosten oft akzeptabel. 

DMS-Systeme im Einsatz in Ihrem Unternehmen

Ihr eingesetztes DMS sollte für alle Unternehmensbereiche eingesetzt werden.

Angebotsabteilung und Vertrieb

Im Vertrieb fallen viele Dokumente an. Diese können zum Beispiel Angebote, Preisanfragen für Ihre Lieferanten, Kundenlisten, Präsentationen, technische Zeichnungen und Manuals, Gesprächsprotokolle, Prospekte und vieles mehr sein. Über DMS-Systeme können Sie einfach Freigaben für Ihre Angebote, Zuarbeiten, Aufträge und Verträge einsehen. Ein richtig eingestelltes Workflow lässt Sie schneller reagieren und Kunden reagieren positiv auf schnelle Antworten, Angebote und Lösungen.

Kundenbetreuung, Projektbetreuung und Support

Nach dem Auftrag folgen oft Verträge, Lieferscheine, Datenaustausch mit Lieferanten oder Ihrer Rechnungsabteilung. Diese Dokumente sollten schnell auffindbar, sicher und revisionssicher gespeichert werden.

Rechnungswesen, Auswertung und Berichterstattung

Überlegen Sie, wie Ihre Rechnungen erstellt werden und wie Rechnungen Ihrer Lieferanten in Ihr Unternehmen gelangen. Sie erhalten Dokumente oft noch in Papierform, per Fax, per E-Mail, Download oder auf anderem Weg.
Diese Dokumente müssen nun den Aufträgen zugeordnet, mit Anmerkungen versehen, dem Kunden übermittelt, dies vielleicht bestätigt oder zur Freigabe weitergereicht werden. All diese Prozesse können Sie organisiert, übersichtlich und nachvollziehbar mit einem intelligenten DMS System abwickeln.
OCR Software (Texterkennung oder auch Optische Zeichenerkennung bezeichnet die automatisierte Texterkennung innerhalb von Bildern, also gescannten oder bereits digitalen Dokumenten z.B. Fax, Tif oder PDF) hilft Ihnen Inhalte zu erfassen und innerhalb der Datenbank zur schnellen Suche zu speichern.

DMS-Systeme sind oft in Ihr Betriebssystem oder Anwendungssoftware wie z.B. E-Mail-Clients wie Outlook etc. integriert, sodass Sie mit Rechtsklick oft die Dokumente direkt in das DMS übertragen können. Es können auch automatische Abläufe programmiert werden, dass z.B. Verzeichnisse, in denen gescannte Dokumente liegen, automatisch erfasst und durch Regen zugeordnet werden. Standardisierte Prozesse in Ihrem Unternehmen und Vorgaben sollten im System ordnungsgemäß integriert sein, um die Compliance Ihres Unternehmens zu erfüllen.

Viele Systeme haben eine direkte Office Anbindung und können mit bekannten Softwarelösungen wie SAP, Microsoft Dynamics CRM, Salesforce, Sage, Lexware u.v.m umgehen.

Bitte beachten Sie auch die besonderen Anforderungen der neuen EU Datenschutzgrundverordnung (DSGVO oder Gdpr) und der 
GoBD erfüllen müssen.

Die “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD) werden im Zusammenwirken zwischen Finanzverwaltungen von Bund und Ländern, Wirtschaftsverbänden und den steuerberatenden Berufen abgestimmt. Das BMF-Schreiben fasst die Anforderungen der Finanzverwaltung an eine IT-gestützte Buchführung praxisgerecht zusammen und sorgt für die für die Unternehmen wichtige Rechtsklarheit. (Quelle: Bundesfinanzministerium)

Unsere Leistungen und Beratungsmöglichkeiten

Natürlich können wir Sie bei der Auswahl des geeigneten DMS Systemes beraten und auch später bei der Einführung begleiten.
Bitte beachten Sie, dass wir natürlich keine steuerlichen oder rechtlichen Beratungen durchführen können. Für diese Beratungen sollten Sie Ihren Steuerberater oder Rechtsanwalt hinzuziehen.
Die Einführung eines DMS System in Ihrem Unternehmen erfordert umfassende Recherche der Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen. Zur Erfassung der Abläufe gehört natürlich auch eine Optimierung. Das DMS System soll nicht alte analoge Abläufe 1:1 übernehmen, sondern eine Verbesserung bringen. Eine Schulung der Mitarbeiter und die damit verbundene Akzeptanz der Workflows und Arbeitsschritte ist auch notwendig.
Als Berater der Ellipsis stehen wir zusammen mit unserem  Partner Ihnen zur Verfügung wenn es um Fördermöglichkeiten zu Digitalisierungsprojekten und geförderter Beratung geht. Unterstützung gibt es in Sachsen derzeit z.B. von der SAB oder der  der Bafa.

Als Systemhauspartner von Bitfarm-Archiv erhalten Sie bei uns kompetenten Service und eine für Sie passende Lösung.
Ihr Ansprechpartner in unserem Unternehmen: Sven Senkpiel

bitfarm-Archiv wird in 2 Versionen angeboten:

Die Enterprise Edition 

Die Enterprise Version bietet effizientes Dokumenten­management und Enter­prise Content Manage­ment speziell für die Anwen­dung in Unter­nehmen, Insti­tutio­nen und Behör­den. Die Soft­ware erfüllt alle gesetz­lichen An­forder­ungen an digitale Archi­vierung gemäß der GoBD. Ebenso wie die GPL-Version ist sie lizenz­kosten­frei. Sie bezahlen in dem Fall nur den Installationsservice, die Planung und Einführung der Funktionen und Workflows in Ihrem Unternehmen und die zu installierenden Updates. Damit die Software optimal funktioniert können Sie noch Zusatzlizenzen erwerben (z.B. OCR Software für eine gute Erkennung der Inhalte nach dem Scannen). 

Der Funktionsumfang der Enterprise-Edition ist besonders auf den Unter­nehmens­einsatz zu­geschnit­ten und skaliert von ca. 5 bis 5000 Usern pro Server.

Das Rechte­system ist um einiges aus­gefeilter, die Daten­strukturen der Dokumenten­datenbank sind komplexer und freier definierbar als in der GPL-Edition. Die Dokumenten­verarbeitung und automatische Erkennung ist durch die Omnipage-OCR besser und performanter als es mit der GPL-OCR möglich ist. Darüber hinaus bietet die Enterprise Version umfang­reiche Workflow­-Funktionalität, Office-Integration, Versionierung, auto­matische Akten­bildung, AD-Anbindung, Reporting, Schnittstellen, doku­mentierte Revisionssicherheit und viele weitere Funktionen, die für den professionellen Einsatz notwendig sind. Außerdem erhalten Sie den direkten Support, Schulungsangebote und Projektbegleitung nur für diese Version.

Die Enterprise-Edition ist wie die GPL-Edition lizenzkostenfrei und quelloffen. Die bitfarm GmbH bietet im Rahmen des kostenpflichtigen Software­supports die Möglichkeit, die Enterprise-Version inklusive regelmäßiger Updates, Patches und Bugfixes zu erhalten. Die hierbei entstehenden Kosten liegen in einem über­schau­baren Rahmen – vor allem, wenn man die Kosten vergleich­barer Enterprise-Dokumenten­management­systeme dagegen stellt.

Ihr Datenarchiv sollte für lange Zeit gespeichert sein. Denken Sie bei der Auswahl des Installationsziels an eine geeignete Hard- und Software. Für die Planung des produktiven Umfeldes stehen wir Ihnen gern zur Verfügung.

Videoinformationen zum Bitfarm-Archiv

Nachfolgend finden Sie Informationsvideos zum Umgang und zu Funktionen der Bitfarm-Archiv DMS Software.

Viele weite Informationen finden Sie direkt auf der Webseite der Firma bitfarm Informationssysteme GmbH: