Warum Sie E-Mails unabhängig von Microsoft 365 archivieren sollten
Immer mehr kleine und mittelständische Unternehmen nutzen Cloud-Dienste wie Microsoft 365. Mit den Vorzügen dieser Anwendungen kommen aber auch potenzielle Risiken, da wichtige Geschäftsdokumente geschützt und archiviert werden müssen.
Wir zeigen Ihnen in 6 Punkten, welche Gründe bei der Verwendung von Microsoft 365 für einen hohen Schutz und eine revisionssichere Aufbewahrung Ihrer Geschäfts-E-Mails sprechen:
Sie sind verantwortlich für Ihre Daten
Jegliche Verantwortung für Ihre geschäftskritischen Daten bleibt stets an Ihnen haften. Dabei beruft sich Microsoft auf das “Modell der geteilten Verantwortung”, denn es ist nicht die Aufgabe von Microsoft, Ihre Daten zu schützen und zu archivieren.
Achtung, Datenverlust!
Microsoft stellt nur die technische Plattform zur Verfügung. Eine Datensicherung ist nicht integriert. Das kann die Erfüllung der gesetzlichen Vorschriften und der Sicherheitsanforderungen beeinträchtigen (z.B. GoBD und DSGVO).
Selbstständig Daten verwalten
Mit Anwendungen wie z.B. MailStore können Benutzer Mails schnell und unkompliziert suchen und ohne externe Unterstützung wiederherstellen. Dadurch wird Ihre IT-Abteilung entlastet und Storage-Anforderungen uns Suchzeiten werden deutlich verringert. Sichern Sie Ihre Daten fortlaufend und immer erreichbar, sodass Sie jederzeit darauf zugreifen und sie verwalten können.
Keine Abhängigkeit von Microsoft
Bei Microsoft 365 archivierte Daten bleiben immer nur im Microsoft 365-Portal abrufbar. Sollte Microsoft 365 ausfallen, kann nicht auf die Mails zugegriffen werden, was die 3-2-1-Regel verletzt. Die 3-2-1-Regel besagt, dass mindestens drei Kopien auf zwei verschiedenen Medien gespeichert werden sollen sowie eine Backup-Kopie an einem externen Speicherort. Mit MailStore sichern Sie den permanenten Zugriff auf Ihre Mails und erhalten maximale Flexibilität.
Preisgestaltung
Die In-Place-Archivierung und die Archivierung in PST-Dateien sind bei MailStore inklusive. Den Funktionsumfang einer Drittanbieterlösung bekommen Sie nur mit Exchange Online-Archivierung (EOA). Diese ist meist nur in erweiterten Paketen erhältlich oder lässt sich nur gegen Zusatzkosten dazu buchen. Hier ist eine Analyse der Gesamtbetriebskosten (TCO) empfehlenswert.
Ein Backup ist keine Archivierung
Ein Backup ist nur eine Momentaufnahme eines Datensatzes mit dem Ziel einer Wiederherstellung im Schadensfall. Das heißt, E-Mails werden nicht fortlaufend, sondern nur von Zeit zu Zeit gesichert.
Eine Archivierung dagegen stellt auf lange Zeit die Sicherung und Verfügbarkeit sicher. Nur ein Archiv bietet die Einhaltung rechtlicher Vorgaben.
Fazit
Eine revisionssichere, fortlaufende und abrufbare E-Mail-Archivierung gehört heutzutage nicht zuletzt aufgrund der Gesetzesregelungen des GoBD zur Pflicht eines jeden Unternehmers. Jegliche elektronischen Geschäftsbriefe müssen auf 10 Jahre gesichert und verfügbar sein. Programminterne “Lösungen” wie bei Microsoft 365 reichen meist nicht aus, um diese Anforderungen zu erfüllen.
Drittanbieter-Lösungen wie MailStore bieten vollumfängliche, rechtssichere Archivierungslösungen, die auf Ihr Unternehmen flexibel zugeschnitten werden können. Gerne beraten wir Sie und Ihr Unternehmen zur E-Mail-Archivierung und zeigen Ihnen den Umgang mit MailStore.
Bild von Brett Jordan auf Unsplash
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